Sugestie

Prawidłowy i nieprawidłowy podpis oferty

25. sierpień 2016
Grzegorz Mazurek Adwokat,
były wiceprezes Krajowej Izby Odwoławczej, członek Zarządu Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych
 

PRAWIDŁOWY I NIEPRAWIDŁOWY PODPIS OFERTY

Każda oferta złożona w postępowaniu w sprawie zamówienia publicznego powinna być prawidłowo podpisana. Słowo „prawidłowo” bywa, niestety, różnie interpretowane. Nic więc dziwnego, że składanych jest wiele odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej. Analiza kilku wybranych orzeczeń KIO powinna umożliwić prawidłową interpretację przepisów dotyczących podpisywania oferty.

Brak podpisu na stronie z istotnymi elementami oferty


Zamawiający w wymaganiach dotyczących sporządzenia ofert często zażądają parafowania każdej strony oferty. Nie wymagają natomiast podpisania każdej strony oferty, pozostawiają jedynie miejsca na podpis – zarówno na pierwszej stronie, jak i na kolejnych. W praktyce powoduje to problemy związane z tym, że wykonawca nie podpisuje oferty we wszystkich miejscach do tego przeznaczonych. W przypadku gdy oferta nie zostanie podpisana w miejscu ważnym, określającym istotne postanowienia oferty, może zaistnieć problem – zwłaszcza gdy na stronie jest podpis nieczytelny (tzw. parafa), ale bez pieczątki imiennej.

W tym zakresie istnieje jednolite orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej nakazujące odrzucenie oferty.

KIO 1559/13 – wyrok z dnia 10 lipca 2013 r.
Odwołujący w formularzu ofertowym nie umieścił podpisu, ale jedynie nieczytelną parafę. Oceniając powyższy zarzut, Krajowa Izba Odwoławcza wzięła pod uwagę uchwałę siedmiu sędziów Sądu Najwyższego – Izba Cywilna, z dnia 30 grudnia 1993 r., sygn. akt: III CZP 146/93 OSNCP 1994/5, poz. 94, wskazała, że parafę odróżnia się od podpisu przede wszystkim funkcją. Parafa stanowi bowiem sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu.

W ocenie Izby odwołujący nie zachował formy pisemnej oferty, składając jedynie parafę na formularzu ofertowym, co odwołujący potwierdził zarówno w treści odwołania, jak i na rozprawie.

KIO 1187/13 – wyrok z dnia 4 czerwca 2013 r.
Izba stwierdziła, że na stronie drugiej oferty przystępującego znajduje się formularz ofertowy zawierający elementy przedmiotowe i podmiotowe oferty. Formularz nie został podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentacji przystępującego. W prawym dolnym rogu formularza znajduje się parafa w postaci inicjału M.B. Wszystkie strony oferty opatrzone są również takim inicjałem. Na pierwszej stronie pierwszego tomu oraz na ostatnich stronach drugiego tomu oferty znajdują się czytelne podpisy M…B… – prezesa zarządu. Przystępujący podnosił, iż nieczytelne podpisy określane jako parafy zostały złożone przez M…B… działającego w imieniu przystępującego. (...)

Zważywszy na fakt – stwierdziła KIO – iż zgodnie z pkt 11.8 SIWZ nie każda strona oferty musiała być podpisana, należy rozważyć, czy znak znajdujący się na stronie drugiej oferty przystępującego jest podpisem, czy parafą. W ocenie Izby inicjał w postaci liter M.B. nie jest podpisem osoby uprawnionej, ale jedynie parafą. Wynika to z faktu, iż M...B… złożył swój podpis na załącznikach do oferty i podpis ten jest zupełnie inny aniżeli znak znajdujący się na stronie drugiej formularza oferty.

Jak wskazał Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów – Izba Cywilna, z dnia 30 grudnia 1993 r., sygn. akt: III CZP 146/93 OSNCP 1994/5, poz. 94, parafę odróżnia się od podpisu przede wszystkim funkcją.

Parafa stanowi sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu. Zarzut, iż przystępujący, nie podpisując formularza oferty, nie zachował formy pisemnej – zdaniem Izby – jest zasadny.

Do nieco bardziej skomplikowanej sytuacji dochodzi, gdy w miejscu, w którym powinien znajdować się podpis, jest pieczęć imienna osoby (np. prezes zarządu, imię i nazwisko), natomiast na dole strony parafa. W takim przypadku Krajowa Izba Odwoławcza orzekła o konieczności odrzucenia oferty.

KIO 2253/13, wyrok z 17 stycznia 2014 r.

Izba uznała za uzasadniony zarzut odwołującego dotyczący niezachowania formy pisemnej oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Z przepisu art. 82 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych – stwierdziła w uzasadnieniu wyroku – jednoznacznie wynika, iż oferta musi być złożona w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jak przyjmują doktryna i orzecznictwo (por. np. wyrok SN z dnia 8 maja 1997 r., sygn. akt: II CKN 153/97, czy wyrok NSA w Warszawie z dnia 10 listopada 2006 r., sygn. akt: II FSK 1144/05, oraz komentarze do Kodeksu cywilnego), podpis jest to swoisty dla danej osoby, charakterystyczny, powtarzalny znak graficzny, wywodzący się od jej imienia i nazwiska, niebędący koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem; nie musi on być czytelny. Powinien jednak obejmować co najmniej nazwisko, choćby w formie skróconej i nieczytelnej.

Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby, a przez to zapewnić bezpieczeństwo obrotu.


Od podpisu należy odróżnić parafę, będącą skrótem podpisu, inicjałem lub znakiem graficznym. Oznacza ona potwierdzenie przez strony treści złożonych przez nie oświadczeń woli zawartych na danej karcie dokumentu, a także zakończenie tekstu.

W obrocie gospodarczym parafowanie dokumentu oznacza także uzgodnienie treści umowy oraz stanowi potwierdzenie sprawdzenia czy akceptację dokumentu przez określoną osobę.

Własnoręcznego podpisu nie może zastąpić nie tylko faksymile, tym bardziej pieczątka, nawet imienna. Na tle wymogów dotyczących podpisu nie można za podpis uznać także połączenia takiej pieczątki z parafą – jakkolwiek by to nie było rozpowszechnione w obrocie.

W kwestionowanej ofercie – orzekła KIO – nie ma wątpliwości, iż w miejscu przewidzianym przez zamawiającego na podpis „główny”, czyli kończący tekst oferty (wskazuje na to także miejsce na datę jej sporządzenia), została postawiona jedynie pieczątka imienna, nie ma natomiast jakiegokolwiek znaku graficznego o charakterze podpisu czy parafy. Zatem w tym miejscu oferta nie została podpisana ani parafowana.

Pod tym miejscem na podpis znajduje się dalsza część tekstu zatytułowana „Informacje dodatkowe”, pod którą zamawiający również przewidział miejsce na podpis. Ponieważ jest to ostatnie miejsce na podpis w formularzu oferty (pod całym tekstem oferty), należy uznać, że znajdujący się w tym miejscu podpis jak najbardziej spełniałby wymogi, że podpis powinien być złożony pod tekstem oświadczenia woli. Jednak w miejscu tym znajduje się pieczątka imienna W.S. oraz znak graficzny niewykazujący podobieństwa do konkretnych liter alfabetu łacińskiego. Według opisu biegłego składa się on z trzech elementów graficznych: pierwszy element zawierający przewinięcie pętlicowe, drugi w postaci dwuelementowego wydłużonego trzonu oraz trzeci w formie krótkiej linii o przebiegu pionowym (str. 4 opinii). Znak ten, zdaniem Izby, należy zakwalifikować jako parafę, gdyż nie odpowiada przywołanej powyżej definicji podpisu. O ile jest on na tyle skomplikowany, że poprzez grafologiczne badania porównawcze da się go zidentyfikować/zakwalifikować jako pochodzący od danej osoby (W. S.), np. poprzez modelunek przewinięcia pętlicowego czy sposób wyprowadzania końcowej pionowej grammy, to w żaden sposób nie przedstawia on nazwiska W.S., nawet w formie skróconej czy nieczytelnej.

Obie kwestie zostały potwierdzone opinią biegłego grafologa powołanego przez Krajową Izbę Odwoławczą. Przy tym, co do treści opinii biegłego, należy zwrócić uwagę, iż inaczej definiowany jest podpis w znaczeniu prawnym (wyżej wskazane stanowisko doktryny i orzecznictwa odróżniające podpis od parafy), a inaczej w znaczeniu kryminalistycznym, gdzie parafę uznaje się za najbardziej skrócony podpis, gdyż badane jest nie jej prawne znaczenie, lecz możliwość określenia jej autentyczności (str. 5 i 6 opinii biegłego).

Z zasad prawa cywilnego wynika, że rygor nieważności powoduje, iż ofertę należy uznać w zasadzie za nieistniejącą. Nie mają zatem znaczenia inne mankamenty przedstawionych przez konsorcjum dokumentów, wskazane przez odwołującego.

Z praktyki postępowań wynika jednak, iż taka oferta jest odrzucana na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 i/lub 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych jako niezgodna z ustawą lub nieważna na podstawie odrębnych przepisów. Z punktu widzenia procedury udzielania zamówień publicznych nie jest to błąd – orzekła KIO – pozwala bowiem zachować „porządek” w liczbie ofert, które wpłynęły do zamawiającego. Zamawiający powinien zatem odrzucić tę ofertę zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 1 i 8 w zw. z art. 82 ust. 2 Pzp w zw. z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego.

Nawet w wyniku stwierdzenia, że parafa pochodzi od osoby uprawnionej, nie zastąpi ona podpisu, jeśli nie będzie widniała razem z pieczęcią w miejscu przeznaczonym na podpis.

Podpisanie zobowiązania podmiotu trzeciego

Oprócz oferty oryginalnym podpisem musi być podpisane zobowiązanie do udostępnienia potencjału na podstawie art. 26 ust. 2b Pzp. Jeśli będzie ono tylko parafowane, nie zostanie uznane za złożone we właściwej formie. Potwierdza to orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej.

KIO 454/15 – wyrok z dnia 26 marca 2015 r.

Słuszne okazały się wątpliwości zamawiającego co do formy samego dokumentu zobowiązania. Zobowiązanie do udostępnienia zasobów w oryginalnej wersji językowej zostało podpisane przez R.C.M. (Prezesa), jednakże podpis wymienionej osoby znajdujący się na siódmej stronie dokumentu jest kopią. Na pozostałych stronach zobowiązania umieszczono własnoręczne parafy bliżej niezidentyfikowanej osoby. Niewątpliwie zamawiający wymagał złożenia oświadczenia o udostępnieniu zasobów w oryginale lub poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii. Złożone więc zobowiązanie, na którym przed-stawiono jedynie podpis w kopii, uznać należało za nieprawidłowe co do formy. Aby zobowiązanie mogło zostać uznane za złożone w oryginale, konieczne jest jego przedstawienie z własnoręcznym podpisem osoby umocowanej do składania wiążących oświadczeń woli w imieniu podmiotu trzeciego.

Złożenie dokumentu z podpisem w kopii nie wyczerpuje i nie zastępuje własnoręcznego podpisu, aby dokument można było uznać za złożony w oryginale. Taki dokument nie świadczy również o przedstawieniu kopii notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem.


Żadna więc z wymaganych form nie została w przedmiotowym postępowaniu przez odwołującego dochowana. O skuteczności oświadczenia i prawidłowości jego złożenia nie mogą świadczyć znajdujące się na pozostałych stronach zobowiązania parafy, gdyż nie identyfikują one osoby składającej oświadczenie woli, nie można więc było uznać, że mogły zastąpić własnoręczny podpis.
 

Podpisanie „za zgodność z oryginałem”

Nawet jeśli dokument składany jest w kopii, to formą dopuszczoną przez rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, jest kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W takim przypadku – również może dojść do sytuacji, gdy na potwierdzeniu nie znajdzie się podpis danej osoby, ale parafa.

Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18 lutego 2015 r. – nie można uznać takiej formy za prawidłową.

KIO 225/15 – wyrok z dnia 18 lutego 2015 r.

Na przedstawionym wraz z ofertą wydruku zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek znajduje się wyłącznie znak, który może co najwyżej zostać uznany za parafę osoby, której tożsamości nie można było w ocenie Izby w toku rozprawy ustalić. W konkluzji Izba stwierdziła, że przedstawiony w załączniku nr 8 wydruk nie jest ani oryginałem, ani kopią poświadczoną za zgodność z oryginałem, a więc nie stanowi wymaganego w tym postępowaniu dokumentu.

W przypadku uzupełnienia takiego dokumentu powinno dojść do wykluczenia wykonawcy.

Forma oferty i dokumentów po nowelizacji Pzp

Nowelizacja ustawy – Prawo zamówień publicznych uchwalona 22 czerwca 2016 r. ustawą o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw odnosi się wprost do formy ofert.
 

Podsumowanie

Zgodnie z art. 17 ww. ustawy w postępowaniach o udzie-lenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed 18 października 2018 r., a w przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego – przed 18 kwietnia 2017 r., oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia publicznego składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub równoważnego środka spełniającego wymagania dla tego rodzaju podpisu. Oznacza to, że oferta musi być podpisana zgodnie z dotychczasowymi regułami, a w przypadku niezłożenia jej w formie pisemnej (podpisanej, nie tylko parafowanej) – następuje konieczność jej odrzucenia.
 

(chcesz otrzymać dostęp do podobnych treści za darmo? Zapisz się na test do serwisu Przetargi.info)



 

Nasz serwis nie ponosi żadnej odpowiedzialności za treści oraz działanie stron, których odnośniki można znaleźć na przetargi.info